如何做好招標代理業務檔案管理工作
來源：本站 瀏覽量：2393 日期2014-06-23
招標代理業務檔案是招標投標活動全部操作過程的真實記載，是招標投標行為合法性的書面證據材料，也是招標投標管理工作中不可缺少的重要組成部分，在招標代理機構內部管理中發揮著非常重要的作用。
一、招標代理業務檔案管理工作的重要性
招標代理業務檔案中儲存了大量不同行業、不同類型的招標項目資料，不僅為領導決策提供參考，還可以為項目單位提供有價值的咨詢服務，拓寬服務領域，提高檔案資源的利用率，更深層次的體現檔案資源的價值和作用。
1.招標代理業務檔案是招標投標工作質量的直接反映
招標投標始終堅持公開、公平、公正和誠實信用的原則，全過程都以保護國家利益、社會公共利益和招標投標活動當事人的合法權益為宗旨，以提高經濟效益、保證項目質量、促進廉政建設為目的。招標代理業務檔案則系統地記載了招標投標全過程，其完整性和真實性將直接反映招標投標工作的質量。
2.招標代理業務檔案能為行業監督、明確各方主體法律責任提供證明材料
行業行政主管部門定期對招標代理機構進行監督檢查，查閱招標采購項目的工作檔案就是監督檢查的主要方式之一，通過檔案的記載可以檢查項目執行是否合法、規范。另外，招標投標是一種有序的市場競爭交易方式，也是規范交易主體、訂立交易合同的法定程序，相關法律法規也對招標投標活動的組織、規范與實施等作出了明確的規定，因此完善的招標代理業務檔案可以為行業監督、明確各方主體法律責任提供證明材料，有利于維護招標投標活動的權威，保護各方主體正當利益，防范法律風險。
3.招標代理業務檔案能為招標代理機構內部業務監管工作提供依據
對內部從業人員的工作進行監督、管理，是招標代理機構加強內部管理工作的主要目的之一。在這一過程中，事后監管的環節采取的主要方式就是業務檔案的抽查，看歸檔文件是否合法、全面、規范。因此，業務檔案也為企業加強內部監管工作提供了重要依據。
4.招標代理業務檔案能為招標代理機構資質升級、年檢提供業績資料
《機電產品國際招標機構資格管理辦法》、《中央投資項目招標代理資格管理辦法》、《政府采購代理機構資格認定辦法》以及《工程建設項目招標代理機構資格認定辦法》中對于招標代理機構資質升級、續期及年檢等都從業績方面進行了不同標準的規定，業務檔案可為資質申報提供第一手資料，其質量高低也直接影響資質申報的準備時間和質量。
5.招標代理業務檔案規范化管理是提升企業管理水平的重要部分
企業的內部管理是全方位、多層次的管理，其中也包括了檔案管理的內容。招標代理業務檔案的整理、歸檔過程實際上是對招標業務實施過程中每一個程序是否規范運行進行檢查的過程，是規范招標行為的一項重要的基礎工作，也是招標代理機構內部管理不可或缺的部分。企業內部管理的強化也要求對于業務檔案進行規范化管理。目前越來越多的招標代理機構為規范內部管理引進了ISO9001質量管理體系認證，該管理體系也特別強調檔案管理的規范性、適用性和有效性。所以，招標業務檔案的規范化管理是提高招標業務工作質量和招標代理機構內部管理水平的重要內容之一。
二、招標代理業務檔案管理工作涵蓋的內容及要求
招標業務檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、利用等各工作環節。
1.要做好檔案管理制度建設工作
按照《招標投標法》、《招標投標法實施條例》和《檔案法》等與招標投標活動有關的法律法規的要求，結合公司實際情況，逐步建立完善一整套切實可行的檔案管理制度，對于檔案管理的各工作環節作出明確的規定。同時通過各種方式組織學習、廣泛宣傳，增強檔案法治意識，形成領導重視管理、員工自覺遵守執行的工作氛圍，營造良好的檔案管理工作環境。
2.要做好日常檔案的收集和歸檔工作
一是收集、歸檔要齊全。檔案管理部門要制定《業務檔案管理辦法》，要明確歸檔范圍，編制歸檔交接清單，歸檔移交時履行簽字手續；二是分類立卷要科學。國家發展和改革委員會辦公廳《關于做好中央投資項目招標代理資格日常管理工作的通知》（發改辦投資[2008]2354號）中明確指出，“招標資料包括招標公告復印件、資格預審文件、招標文件、中標人的投標文件、評標報告、中標通知書及其他相關材料”。招標代理業務檔案應單獨立卷。中標人、投標人及未中標投標人提交的投標文件應單獨立卷。三是要建立檔案庫房，安裝檔案柜架。因招標檔案資料數量多，且保存期都屬于長期或永久范疇，所以檔案庫房選址時要具有一定的前瞻性，確保庫存容量能夠滿足一定時期內檔案案卷的存放需求。在建設檔案庫房時，使用可移動的密集架存放檔案，以增加庫容量。
3.要做好保存管理工作，保管期限合法合理
目前，根據《關于做好中央投資項目招標代理資格日常管理工作的通知》規定，中央投資項目的招標資料應至少保存5年。根據《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》規定，招標采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少15年。
4.要編制案卷目錄，提高查閱工作效率
實現檔案提供利用的方式之一就是編制檢索工具，包括目錄和索引。編制清晰的案卷目錄有利于縮短檔案的查找時間、提高服務利用工作效率。
綜上所述，招標業務檔案管理工作是招標代理機構管理工作的重要組成部分，招標業務檔案規范化管理工作也具有非常重要的現實意義和深遠的歷史意義。我們應該以強烈的責任感做好招標業務檔案的規范化管理工作，實現業務檔案管理的標準化、規范化、系統化，并以此推動招標業務工作，提升工作質量，使招標檔案真正實現保存歷史、傳承歷史的目的。
一、招標代理業務檔案管理工作的重要性
招標代理業務檔案中儲存了大量不同行業、不同類型的招標項目資料，不僅為領導決策提供參考，還可以為項目單位提供有價值的咨詢服務，拓寬服務領域，提高檔案資源的利用率，更深層次的體現檔案資源的價值和作用。
1.招標代理業務檔案是招標投標工作質量的直接反映
招標投標始終堅持公開、公平、公正和誠實信用的原則，全過程都以保護國家利益、社會公共利益和招標投標活動當事人的合法權益為宗旨，以提高經濟效益、保證項目質量、促進廉政建設為目的。招標代理業務檔案則系統地記載了招標投標全過程，其完整性和真實性將直接反映招標投標工作的質量。
2.招標代理業務檔案能為行業監督、明確各方主體法律責任提供證明材料
行業行政主管部門定期對招標代理機構進行監督檢查，查閱招標采購項目的工作檔案就是監督檢查的主要方式之一，通過檔案的記載可以檢查項目執行是否合法、規范。另外，招標投標是一種有序的市場競爭交易方式，也是規范交易主體、訂立交易合同的法定程序，相關法律法規也對招標投標活動的組織、規范與實施等作出了明確的規定，因此完善的招標代理業務檔案可以為行業監督、明確各方主體法律責任提供證明材料，有利于維護招標投標活動的權威，保護各方主體正當利益，防范法律風險。
3.招標代理業務檔案能為招標代理機構內部業務監管工作提供依據
對內部從業人員的工作進行監督、管理，是招標代理機構加強內部管理工作的主要目的之一。在這一過程中，事后監管的環節采取的主要方式就是業務檔案的抽查，看歸檔文件是否合法、全面、規范。因此，業務檔案也為企業加強內部監管工作提供了重要依據。
4.招標代理業務檔案能為招標代理機構資質升級、年檢提供業績資料
《機電產品國際招標機構資格管理辦法》、《中央投資項目招標代理資格管理辦法》、《政府采購代理機構資格認定辦法》以及《工程建設項目招標代理機構資格認定辦法》中對于招標代理機構資質升級、續期及年檢等都從業績方面進行了不同標準的規定，業務檔案可為資質申報提供第一手資料，其質量高低也直接影響資質申報的準備時間和質量。
5.招標代理業務檔案規范化管理是提升企業管理水平的重要部分
企業的內部管理是全方位、多層次的管理，其中也包括了檔案管理的內容。招標代理業務檔案的整理、歸檔過程實際上是對招標業務實施過程中每一個程序是否規范運行進行檢查的過程，是規范招標行為的一項重要的基礎工作，也是招標代理機構內部管理不可或缺的部分。企業內部管理的強化也要求對于業務檔案進行規范化管理。目前越來越多的招標代理機構為規范內部管理引進了ISO9001質量管理體系認證，該管理體系也特別強調檔案管理的規范性、適用性和有效性。所以，招標業務檔案的規范化管理是提高招標業務工作質量和招標代理機構內部管理水平的重要內容之一。
二、招標代理業務檔案管理工作涵蓋的內容及要求
招標業務檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、利用等各工作環節。
1.要做好檔案管理制度建設工作
按照《招標投標法》、《招標投標法實施條例》和《檔案法》等與招標投標活動有關的法律法規的要求，結合公司實際情況，逐步建立完善一整套切實可行的檔案管理制度，對于檔案管理的各工作環節作出明確的規定。同時通過各種方式組織學習、廣泛宣傳，增強檔案法治意識，形成領導重視管理、員工自覺遵守執行的工作氛圍，營造良好的檔案管理工作環境。
2.要做好日常檔案的收集和歸檔工作
一是收集、歸檔要齊全。檔案管理部門要制定《業務檔案管理辦法》，要明確歸檔范圍，編制歸檔交接清單，歸檔移交時履行簽字手續；二是分類立卷要科學。國家發展和改革委員會辦公廳《關于做好中央投資項目招標代理資格日常管理工作的通知》（發改辦投資[2008]2354號）中明確指出，“招標資料包括招標公告復印件、資格預審文件、招標文件、中標人的投標文件、評標報告、中標通知書及其他相關材料”。招標代理業務檔案應單獨立卷。中標人、投標人及未中標投標人提交的投標文件應單獨立卷。三是要建立檔案庫房，安裝檔案柜架。因招標檔案資料數量多，且保存期都屬于長期或永久范疇，所以檔案庫房選址時要具有一定的前瞻性，確保庫存容量能夠滿足一定時期內檔案案卷的存放需求。在建設檔案庫房時，使用可移動的密集架存放檔案，以增加庫容量。
3.要做好保存管理工作，保管期限合法合理
目前，根據《關于做好中央投資項目招標代理資格日常管理工作的通知》規定，中央投資項目的招標資料應至少保存5年。根據《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》規定，招標采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少15年。
4.要編制案卷目錄，提高查閱工作效率
實現檔案提供利用的方式之一就是編制檢索工具，包括目錄和索引。編制清晰的案卷目錄有利于縮短檔案的查找時間、提高服務利用工作效率。
綜上所述，招標業務檔案管理工作是招標代理機構管理工作的重要組成部分，招標業務檔案規范化管理工作也具有非常重要的現實意義和深遠的歷史意義。我們應該以強烈的責任感做好招標業務檔案的規范化管理工作，實現業務檔案管理的標準化、規范化、系統化，并以此推動招標業務工作，提升工作質量，使招標檔案真正實現保存歷史、傳承歷史的目的。
